仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
メールのやり取りを素早く確実に行い、ビジネスの効率を上げる方法を説明しています。
読みやすいメールを教える内容だけあって、この本自体も圧倒的に読みやすい!内容も真っ直ぐに頭に入ってきました。メールの書き方だけでなく仕事の進め方全般に関わってくる良書です。
【作者】
平野友朗
【あらすじ・概要】
メールが速い人は仕事も速い。
「語彙力、読解力、要約力、段取り力、気遣い・配慮」といったスキルはメールだけでなく、仕事を素早く進めるためにも必要だとする。
仕事が早い人の発想として、以下の4つの項目を挙げる。
①自分からコミュニケーションを取り主導権を握って先手を打つ。
②キャッチボールの回数を減らす工夫などで無駄なことを排除する。
③優先順位を考えるよりも、即打ち返すことを考える。
④相手の思考を先回りして、一歩先の提案をする。
メール処理の5つのポイントとして以下の項目を挙げる。
①目的を意識して書く。
目的が不明確なメールは非効率。各前に目的を考え、6W3Hを意識して書く。
②ビジュアルを意識する
見た目で文字が詰まっているようなメールは読まれにくい。
一行の文字数を短く。
一文を短く。
ひらがなを混ぜ、見た目が濃すぎないように。
まとまりごとに空白を空ける。
適切に改行をする。
箇条書きが適する場合は箇条書きで。
「なぜこのメールを送ったのか」を最初に書く。
③確実に変身を受け取る
面倒なメールには返信してもらえない。
開封したくなるような、相手のことを考えたキーワードを入れる。
督促メールには、逃げ道を用意して返しやすくする。
漠然とした問いではなく選択肢を設け返信しやすくする。
相手が締め切りに「少しでも遅れたら」督促する。
相手の勘定を受け止める。
④相手に刺さる言葉を使う
「この前お伝えした通り」等の無駄な前置きは使わず、ダイレクトに切り込む。
ネガティブなフレーズをポジティブな言い回しに変える。
丁寧すぎたり、フランクすぎたりしないようレベルを意識する。
⑤メール処理時間を短縮する
4つの要素に個別に対応(読む件数、読む速さ、書く件数、書く速さ)
全てのメールに即レス。
処理できない時にチェックしない。
CCは最低限にする。
メール以外が有効な時は他の連絡手段を使う。
単語登録、テンプレートを活用する。
キーワードを拾って速読する。
【感想・考察】
驚くほど読みやすく、分かりやすい。
ビジュアルを意識した書き方というのはメールでも書籍でも有効なのだと思い知った。コミュニケーションの 速度と密度を上げることは仕事全般にも、仕事以外の生活全般でも役に立つだろう。実際に使えそうなヒントがたくさんあった。
【オススメ度】
★★★★