Kennie の読書録

毎日本を読んで、面白い本を紹介したいと思います。

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

 メールのやり取りを素早く確実に行い、ビジネスの効率を上げる方法を説明しています。

 読みやすいメールを教える内容だけあって、この本自体も圧倒的に読みやすい!内容も真っ直ぐに頭に入ってきました。メールの書き方だけでなく仕事の進め方全般に関わってくる良書です。

 

【作者】

 平野友朗

 

【あらすじ・概要】

 

 メールが速い人は仕事も速い。

 「語彙力、読解力、要約力、段取り力、気遣い・配慮」といったスキルはメールだけでなく、仕事を素早く進めるためにも必要だとする。

 

 仕事が早い人の発想として、以下の4つの項目を挙げる。

 ①自分からコミュニケーションを取り主導権を握って先手を打つ。

 ②キャッチボールの回数を減らす工夫などで無駄なことを排除する。

 ③優先順位を考えるよりも、即打ち返すことを考える。

 ④相手の思考を先回りして、一歩先の提案をする。

 

 

メール処理の5つのポイントとして以下の項目を挙げる。

 

 ①目的を意識して書く。

 目的が不明確なメールは非効率。各前に目的を考え、6W3Hを意識して書く。

 

 ②ビジュアルを意識する

 見た目で文字が詰まっているようなメールは読まれにくい。

 一行の文字数を短く。

 一文を短く。

 ひらがなを混ぜ、見た目が濃すぎないように。

 まとまりごとに空白を空ける。

 適切に改行をする。

 箇条書きが適する場合は箇条書きで。

 「なぜこのメールを送ったのか」を最初に書く。

 

 ③確実に変身を受け取る

 面倒なメールには返信してもらえない。

 開封したくなるような、相手のことを考えたキーワードを入れる。

 督促メールには、逃げ道を用意して返しやすくする。

 漠然とした問いではなく選択肢を設け返信しやすくする。

 相手が締め切りに「少しでも遅れたら」督促する。

 相手の勘定を受け止める。

 

 ④相手に刺さる言葉を使う

 「この前お伝えした通り」等の無駄な前置きは使わず、ダイレクトに切り込む。

 ネガティブなフレーズをポジティブな言い回しに変える。

 丁寧すぎたり、フランクすぎたりしないようレベルを意識する。

 

 ⑤メール処理時間を短縮する

 4つの要素に個別に対応(読む件数、読む速さ、書く件数、書く速さ)

 全てのメールに即レス。

 処理できない時にチェックしない。

 CCは最低限にする。

 メール以外が有効な時は他の連絡手段を使う。

 単語登録、テンプレートを活用する。

 キーワードを拾って速読する。

 

【感想・考察】

 驚くほど読みやすく、分かりやすい。

 ビジュアルを意識した書き方というのはメールでも書籍でも有効なのだと思い知った。コミュニケーションの 速度と密度を上げることは仕事全般にも、仕事以外の生活全般でも役に立つだろう。実際に使えそうなヒントがたくさんあった。

 

【オススメ度】

 ★★★★ 

 

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